Bei einem aktuellen Auftrag bin ich dabei, die Zeitaufwände haarklein zu dokumentieren. Vielleicht auch etwas ausführlicher als sonst. Aber ich interessiere mich für bestimmte Aspekte der Projektkalkulation, um für zukünftige Projekte dazulernen zu können.
Ich habe es dabei v.a. auf die Aufwände für Kommunikation mit dem Kunden abgesehen. Aufwände für den Mailverkehr und Telefonate. Aufwände, die bei der Projektkalkulation – würde ich mal behaupten – oft unterschätzt werden.
Im konkreten Beispiel haben sich bisher 30 Stunden Gesamtaufwand ergeben. Knapp 4 Stunden sind für die Kommunikation mit dem Kunden draufgegangen. Also rund 13% für Kommunikation im Projekt. Wohlgemerkt ein 1:1 Projekt. Ein Kunde, ein Auftragnehmer.
Mir kommt das noch eine Spur zu viel vor und mein Ziel für kommende Projekte wäre, diesen Posten auf unter 10% zu drücken.
Es ist allerdings darauf zu achten, die Kommunikation nicht zu vernachlässigen. Ganz ohne das persönliche Gespräch oder die Mail zwischendurch geht es dann auch wieder nicht. Denn gute Kommunikation hat nämlich auch einen positiven Einfluss auf den Projekterfolg.
Kommunikation ist Arbeitszeit ist Projektaufwand
Bei der Kalkulation eines Projektes ist die Kommunikation fester Bestandteil. In Angeboten findet man diese nicht unbedingt direkt. Sie ist Bestandteil von Angebotspositionen wie z.B. „Projektmanagement-Aufwand“. Oder man hat eine Pauschale, die grundsätzlich draufgeschlagen wird und so in allen Positionen berücksichtigt ist.
D.h. wir müssen entsprechend Aufwände bei der Angebotskalkulation berücksichtigen. Aber auf der anderen Seite müssen wir als Anbieter auch an uns bzw. einer bestmöglichen Kommunikation arbeiten. Schätze ich also 30 Stunden Umsetzungsaufwand (inkl. Konzeption und Beratung), dann schlage ich etwa 4 Stunden drauf (13% aus obigem Beispiel).
Laut meinem oben formulierten Ziel möchte ich aber auf 10% oder darunter kommen. Also 3 Stunden für Kommunikation. Und ich denke, dass sich durch die Berücksichtigung einiger Grundregeln auch die 3-4% rausholen lassen. Ich berechne dann zwar eine Stunde weniger, biete aber auf der anderen Seite vielleicht ganz einfach einen besseren Service und kann einen besseren Preis machen. Gerade dann, wenn meine Kommunikation zielgerichtet und geordnet beim Kunden ankommt.
(Persönliche) Ansatzpunkte für bessere Kommunikation
Ich habe mir ein paar Ansatzpunkte identifiziert, die mir dabei behilflich sein können, zukünftig noch effizienter mit den Kunden zu kommunizieren:
Anfragen gesammelt beantworten: Gerade in der Endphase eines Projekts treten immer wieder Fragen auf oder den Kunden fallen noch kleine Fehler auf. Gerade kleinere Fehler treten oft an verschiedenen Stellen auf, werden aber im Prinzip durch das gleiche Problem verursacht. Daher lohnt es sich, die Anfragen erst mal etwas abzuwarten und dann später strukturiert zu beantworten. Am besten man einigt sich auf ein solches Vorgehen (Fehler beobachten, sammeln, dann Bugfixing)
Eher mal zum Telefon greifen: Ich habe mir angewöhnt, dass ich eine Frage, deren Antwort per Mail voraussichtlich länger als 3-4 Sätze werden wird, lieber gleich per Telefon beantworte.
So viel Erklärungen wie nötig: Ich neige manchmal dazu, Fragen etwas ausführlich zu beantworten. Zwei Probleme: Erstens schreibe ich dann mehr und damit länger. Zweitens kann es passieren, dass ich den Kunden mit allzu ausführlichen fachspezifischen Erläuterungen verwirre.
Kommunikation hat natürlich noch weitere Aspekte. Im größeren Rahmen, also nicht dem kleinen 1:1 Projekt, sind es dann v.a. auch Meetings von Projektteams, die als großer Zeitfresser zu berücksichtigen sind. In solchen Fällen kann der Kommunikationsaufwand durchaus auch mal höher ausfallen.
Nach ein wenig Recherche stelle ich fest, dass es doch einiges an Tipps zum Thema und Ansatzpunkte für Verbesserungen gibt. Daher gibt’s zum Abschluss noch ein paar Links zum Thema schlanke und effiziente Projektkommunikation.
Links zur schlanken Projektkommunikation
- Gesprächsführung in der Kundenkommunikation
- Effektiv per E-Mail kommunizieren
- Goldene Regeln für schlechte E-Mails
- A Little Less Conversation
- The Power of Good Communication
Und nicht vergessen. Auch die Projekt-Deliverables und Dokumentation können ein Ansatzpunkt für die bessere Kommunikation sein. Ich habe das mal am Beispiel Scribbles bzw. Skizzen beschrieben: Scribbles erzählen mehr als tausend Worte
Jan sagt:
Gedanken dazu:
a) Anfragen gesammelt beantworten => Bugtracker hilft hier ungemein!
b) Eher mal zum Telefon greifen => Aus Erfahrung nicht immer zu empfehlen zwecks Nachvollziehbarkeit. Gerade in großen Projekten.
c) Wir haben uns angewöhnt, alles sehr ausführlich, auf einfachem Sprachlevel, zu erklären (Kein SAP-BINGO-BLA-BLA). Dauert länger, schmälert klar den Rohgewinn. Auf Dauer steigert es aber die Kundenzufriedenheit und erzeugt wieder Einnahmen. Daher alles in Butter.
25. Januar 2010 — 13:54
Björn sagt:
@Jan: Bei kleinen eigenen Projekten ist mein Block mein bester Bugtracker 😉 Vielen kann man es nicht zumuten, sich noch mit einem Bugtracker vertraut zu machen. Das erhöht dann die Aufwände wieder. Aber in größeen Projekten ist das ein klarer Fall.
Danke für Deine Ergänzungen!
25. Januar 2010 — 14:05
Jan sagt:
Wie Du hast ei Block? Das ist ja Oldschool 🙂 Ne im Ernst meine Aussagen bezogen sich auf die größeren Fische – daher Übereinstimmung!
25. Januar 2010 — 14:11
Fritz Weisshart sagt:
„Nur“ 4 Stunden Kommunikationsaufwand pro Projekt. So wenig habe ich noch nie geschafft. Entweder alle meine Kunden sind Schwätzer, oder ich bin einer. 🙁
26. Januar 2010 — 23:44
truetigger sagt:
Telefonische Vereinbarungen sollte man immer schriftlich festhalten, ähnlich wie Meeting-Notes – bei recht kleinen 30h-Projekten sollte eine kurze Email dazu ausreichen.
Denn es ist erstaunlich, dass man am Telefon meint übereinzustimmen und dann später feststellt, dass sich beide Menschen am Telefon etwas GANZ anderes drunter vorgestellt haben oder einer von beiden schlichtweg die mündliche Vereinbarung vergessen hat.
Ja, ein Telefonat kann schneller sein als ein langwieriger Email-Austausch, aber man sollte die Ergebnisse festhalten. Dazu reichen dann wieder 2 Sätze 🙂
27. Januar 2010 — 13:29
k²bytes sagt:
Meiner Erfahrung nach bedeutet „sparen an der Kommunikation“ häufig mehr Arbeitsaufwand. Das Hauptproblem sind hier Missverständnisse zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber – bedeutet also dann auch Nachbesserungen im Projekt. Den größten Zeitverlust haben wir, wenn Kunden Ihre Vorstellungen und Anforderungen während des Projektes ändern. Dies hat meist die Ursache darin, dass der Kunde sich zu spät detailliert mit dem Projekt beschäftigt oder zu spät seine Möglichkeiten erkennt. Das effektivste ist, Projekte mit festen Meilensteinen zu planen und den Kunden genau darauf hinzuweisen, wann sein Handeln notwendig ist. Ebenso ist es wichtig ihn zur richtigen Zeit fachspezifisch aufzuklären, damit er eine Vorstellung für seine Möglichkeiten etc. bekommt. Also ist besonders am Anfang eines Projektes viel Kommunikation mit dem Kunden notwendig. Das spart am Ende viel Zeit.
11. Februar 2010 — 0:44
Stefan Hagen sagt:
Folgende Gedanken gehen mir dazu durch den Kopf:
a) 4 Stunden Kommunikationsaufwand halte ich für jedes Projekt für unrealistisch. Wenn eine Aufgabe mit nur 4 Stunden Kommunikation zu erledigen ist, dann ist aus meiner Sicht der Titel „Projekt“ nicht angemessen.
b) Ich bin auch der Ansicht, dass telefonische Kommunikation in vielen Fällen sinnvoll ist. Klar ist aber, dass wichtige Ergebnisse solcher Gespräche immer auch schriftlich festgehalten werden sollten. Die Vorteile der Telefon-/Skypekommunikation sehe ich in der Schnelligkeit und der „Beziehungspflege“. Denn wenn man die verschiedenen Stakeholder in einem Projekt zwischen den Projektsitzungen immer mal wieder anruft, bleibt der Kontakt und Kommunikationsfluss erhalten und es spüren alle, dass das Projekt wichtig ist (im Sinne von „am Ball bleiben“).
c) Ich denke, dass moderne, webbasierende PM- oder Collaboration Tools (Basecamp, ZCOPE, Huddle etc.) die Projektkommunikation wesentlich erleichtern können. Nicht falsch verstehen: IT kann die persönliche Kommunikation niemals ersetzen, aber doch kann man mit solchen Systemen die Transparenz und damit die Effektivität und Effizienz der Projektkommunikation wesentlich erhöhen.
d) Was mir in der Aufstellung etwas fehlt ist das Thema Sitzungsmanagement (bzw. Kommunikation in Sitzungen, Meetings, Workshops…). Denn gerade in Projekten sind gemeinsame Besprechungen eine zentrale Form der Kommunikation. Hier sehe ich eine gute Vorbereitung, eine stringente und professionelle Moderation und auch eine gute Nachbereitung und Dokumentation als Schlüsselerfolgsfaktoren an.
e) Lässt sich gutes Projektmanagement überhaupt von guter Projektkommunikation trennen? Oder anders formuliert: Ist gutes Projektmanagement nicht zu einem großen Teil deckungsgleich mit effektiver Kommunikation? Ich denke schon. Allerdings: Es gibt hier wohl kaum Patentrezepte, sondern maximal Prämissen und Grundsätze, die für jedes Projekt gelten. Was die Kommunikationsprozesse und -methoden angeht glaube ich jedoch, dass man jedes Projekt individuell betrachten muss.
Grüße,
Stefan
16. Februar 2010 — 12:35